目前各大企业及政府单位的人事、行政、业务等相关档案，均采取纸质化存储，人工查询和统计，分部门、分板块零散管理等模式，存在人力资源紧缺、库房面积紧张、管理成本巨大、管理效率低下、档案损坏甚至丢失等严重问题或隐患。

在当前互联网金融、大数据时代，随着业务发展，服务提升和信息化建设的必然需求，各政企单位急需在档案管理工作方面创新和转型，对档案资料进行数字化综合处理，电子文件网络化归档、授权及信息安全管理变得势在必行。

海普信息选址位于湖南省长沙市湘江新区岳麓科教产业园，库房地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通、环境安静、远离易燃、易爆场所和污染源，同时是远离洪水、山体滑坡等自然灾害易发的地段。基地交通便利，地理位置佳。

公司档案保管库房严格按照国家标准和行业标准进行建站，档案保管库房建设完成后均取得当地消防部门、气象部门以及档案主管部门对档案库房的建设和保管条件备案认可。档案馆达到“十防”：防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防污染的设计要求。

海普信息 档案管理系统通过建立电子档案资源库及网络、硬件环境，实现对电子档案的集中统一管理、数据规范、安全保护、综合开发利用，构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理。

档案管理系统包括各类数据收集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。就数据内容而言，包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）等。

档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。